1、 电算化会计档案的管理 沙维尔津森 【摘 要】 随着会计电算化事业的不断发展，会计档案的管理工作也发生了变化，手工会计下所釆用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此，必须加强会计电算化系统的档案建设，即加快会计档案管理的信息化建设，以适应新时期会计电算化提出的新要求，建好用好电子财务档案，提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率，更好的服务于企业经济建设。 【关键词 】 会计电算化 会计档案管理 档案建设 电子财务档案 所谓会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即 釆用电子计算机替代人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后，提高了会计核算与物资管理
2、的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策，加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要，是时代发展的必然，是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。 手工会计方式下，数据记录主要依靠工作人员的手工记录，出现记录错误的可能性加大，而且同一 类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”介质，保存这些介质需要占用很大的空间，还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下，数据保存介质是“磁盘”，磁性介质。磁性介质的釆用节约了数据的保
3、存空间，也使数据存取方便，同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外，还要进行防病毒、防磁化等工作。山于磁盘存在着物理易损性，需要对磁盘进行备份工作。 众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记 录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。在企业信息化建设的过程屮，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，是搞好企业财务档案管理的必然选择。各级企
4、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。本文根据工作的实践，总结出会计电算化会计档 案具有以下显著特点。第一，较之传统的财务档案，会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。第二，传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境 中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。第三，会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载
5、体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。第四，电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交 流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。第五，电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。 正如上而所述，电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一而。如具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不
6、具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损 、难查痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学的管理。因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。 电算化会计档案工作的内容有以下几点： 1、 搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时釆集动态数据。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。传 统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信
7、息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务挡案的数据釆集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档案资料都录入计算机。 2、 搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在 于利用，档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档以及本级
8、各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库，减少档案人员的重复录入工作，保证档案信息的完整性。另一方而也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或 885 等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理山静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。 3、 搞好财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案。财务档案信息通过釆集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财 务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高，仅凭有关人
9、员的经验来处理问题是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。 4、 做好电 算化会计档案工作是会计工作中的重要部分。电算化会计档案是电算化会计活动的产物，又是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证，是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证，是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此，必须做好
10、会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。 5、 提高财务档案管理人员的信息化素质。财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于 档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要 ；加强财务档案人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高其
11、掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定，对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时 进行表彰，激励大家学信息化、用信息化。此外，还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍，使其了解财务档案工作的客观规律，更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。电算化会计档案中易有以下问题： 1、实行会计电算化之后，存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份。根据账务系统管理制度和报表系统管理制度的规定，账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次；备份的软盘与档案管理员办理存档手续 ；用做备份的软盘必须
12、妥善保管；备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签 封；备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮；双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。 2、会计电算化系统数据，执行主体和保存介质存在安全隐患。会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统山硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性，一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作不能进行。数据处理的准确、髙效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒，将会 严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据将会丢失，
